چگونه می توان بیانیه سود و زیان را به بهترین وجه سازماندهی کرد

بنابراین بیانیه سود و زیان دقیقاً چیست؟کاملاً ساده ، این یک خلاصه مالی از درآمد ، هزینه ها و سود شرکت شما در طی یک دوره زمانی معین است. این سند مهم به صاحبان مشاغل این امکان را می دهد تا در دوره های گزارش ، چه مقدار پول در هر بخش ، بخش یا خدمات را وارد می کنند ، ضمن اندازه گیری آن در برابر میزان هزینه ، چه در کل و چه در زیر شاخه های خاص ، در همان بازه زمانی.

به این ترتیب ، صاحبان مشاغل می توانند در مورد چگونگی مدیریت هزینه های مرتبط با اداره تجارت ، تصمیمات آگاهانه ای بگیرند ، از جمله اینکه مناطقی که نیاز به بریدن یا قطع شدن دارند و کدام یک از آنها نیاز به تقویت دارند.

صورتهای سود و زیان در نظر گرفته شده است تا زندگی تصمیم گیرندگان شرکت ها را آسانتر کند. با این حال ، برای اینکه آنها این کار را انجام دهند ، آنها نیز باید به راحتی دنبال و درک شوند. در زیر چند نکته در مورد چگونگی سازماندهی بهترین بیانیه P& L خود آورده شده است.

دوره زمانی

اظهارات P& L به طور معمول ماهانه ، سه ماهه و سالانه ارائه می شود. تجزیه و تحلیل سود و خسارات در بازه های زمانی کوتاه تر به صاحبان مشاغل کمک می کند تا استراتژی های خود را تنظیم کنند تا بتوانند چشم انداز مالی خود را در بازه های زمانی طولانی تر بهبود بخشند. با یادگیری از یک ماه بد ، می توان تنظیماتی را انجام داد تا ماههای بعدی تولیدی بیشتری داشته باشند ، که در نهایت باعث می شود یک چهارم بهتر شود. به طور مشابه ، استفاده از درسهایی که از یک چهارم بد آموخته می شود می تواند به بهبود آمار سال مالی کمک کند. با این حال ، این بیانیه در نهایت می تواند هر دوره زمانی را که می خواهید پوشش دهد. از آنجا که این به عنوان ابزاری برای کمک به شما در تعیین درآمد خالص در یک دوره معین است ، یک بازه زمانی را انتخاب کنید که بیشترین حس را برای مدل کسب و کار ، حجم معاملات و ساختار گزارش دهی شما ایجاد کند.

جزئیات معامله

هر معامله ای که در بیانیه ارجاع شده است ، چه درآمد و چه هزینه ای باشد ، باید جزئیات خاصی را در ارتباط با آن داشته باشد. این جزئیات شامل تاریخ معامله است. نوع معامله (آیا واریز ، بدهی ، پرداخت چک ، چیز دیگری بود؟) ؛طرفی که تجارت با او معامله شد. شماره فاکتور ؛و یک کلاس ، گروه یا شماره شغلی که بخش را مشخص می کند (امور تجاری و حقوقی ، منابع انسانی ، پروژه X و غیره). علاوه بر این ، یک بخش یادداشت باید برای یادداشت ها و توضیحات در مورد معامله گنجانده شود. آخرین ، اما مطمئناً مهم نیست ، میزان معامله و تراز حاصل از آن نشان می دهد که کل جدید تمام معاملات در آن کلاس است. این دسته بندی ها معمولاً در امتداد محور "X" بیانیه ذکر شده اند.

زیر شاخه های درآمد

معاملات درآمد معمولاً در بین گروههایی برگزار می شود که به شناسایی نوع یا منبع درآمد کمک می کنند. این گروه ها در امتداد محور "Y" بیانیه ذکر شده اند. گروه های درآمد ممکن است شامل خدمات ، فروش ، سرمایه گذاری و درآمد متفرقه باشند. زیر گروه های خاص تر سپس در زیر هر گروه شکسته می شوند و جزئیات بیشتری را برای خواننده ارائه می دهند. به عنوان مثال ، زیر گروه های زیر بخش "خدمات" P& L یک ماشین شستشو ممکن است شامل شستشوی اساسی ، ترکیب شستشو و موم و جزئیات کامل باشد. گروه های درآمد و زیر گروه ها را به گونه ای بشکنید که شناسایی این زمینه از شرکت شما تولید کننده ترین باشد.

زیر شاخه های هزینه

درست مانند معاملات درآمد ، هزینه ها باید از طریق استفاده از گروه ها و زیر گروه ها در امتداد محور "Y" بیانیه سازماندهی شوند. طبقه بندی هزینه ها می تواند خسته کننده باشد زیرا اغلب می توانند بیشمار باشند. نمونه هایی از گروه های هزینه اولیه شامل حقوق و دستمزد کارمندان ، تبلیغات ، هزینه های حقوقی ، هزینه های بیمه ، لوازم اداری ، اجاره دفتر ، هزینه سفر و مالیات است. گروه های کمتر واضح ممکن است شامل هزینه های خدمات بانکی ، وعده های غذایی کار ، پاداش کارمندان ، هدایا و امکانات ، هزینه ها و اشتراک ها ، هزینه های نگهداری ، پستی و تحویل باشد. بسیاری از این موارد سپس به زیر گروه های کوچکتر تقسیم می شوند. به عنوان مثال ، زیر گروه های هزینه تبلیغاتی ممکن است شامل اینترنت ، چاپ ، تلویزیون ، رادیو ، تبلیغات و تبلیغات درون فروشگاهی باشد. مجدداً ، گروه ها و زیر گروه ها را به گونه ای سازماندهی کنید که هزینه های شما را آسان کند.

به یاد داشته باشید ، بیانیه های سود و زیان دوست شما هستند. آنها ابزاری قابل اعتماد برای تعیین درآمد خالص شرکت شما هستند و می توانند در هنگام درخواست سرمایه گذاری در خارج از سرمایه ، دارایی ارزشمندی باشند. اما آنها باید کاملاً نگهداری شوند و باید با مستندات مربوطه مانند ثبت های حقوق و دستمزد ، سوابق معامله بانکی ، فاکتورها ، رسید و لغزش سپرده مورد حمایت قرار گیرند. اگر برای ایجاد و حفظ P& L احساس ناکافی می کنید ، حتماً یک CFO ، حسابدار یا فرد توانمند دیگری را که می تواند استخدام کنید.