KPI چیست و چگونه می توان آن را به طور مؤثر اندازه گیری کرد: تعریف ، مثالها و الگوهای

KPI مخفف شاخص های کلیدی عملکرد است. این داده های قابل اندازه گیری است که به شرکت ها امکان می دهد موفقیت خود را در برابر اهداف و اهداف خاص ارزیابی کنند. سازمان ها برای تعیین استراتژیک کیفیت عملکرد خود و سنجش پیشرفت آنها به این اقدامات متکی هستند.

داده ها همان چیزی است که باعث می شود جهان دور شود. با وجود عصر دیجیتال در نوسان کامل ، اطلاعات در همه جا وجود دارد و منتظر استخراج و تجزیه و تحلیل هستند. در واقع ، فقط در شرکت شما ، داده های زیادی وجود دارد که می توانید برای کمک به بهبود عملکرد خود استفاده کنید. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که بدانید چه داده هایی برای جمع آوری ، چگونگی جمع آوری آنها و نحوه درک آنها وجود دارد. مکان خوبی برای شروع با اندازه گیری KPI است. با این حال ، شما ممکن است تعجب کنید ، "KPI چیست؟"

برای کمک به شما ، ما در مورد همه آنچه شما باید در مورد شاخص های کلیدی عملکرد از تعریف آن تا روشهای مختلفی که از طریق آن می توانید آن را اندازه گیری کنید ، بحث خواهیم کرد. علاوه بر این ، ما الگوئی هایی را ارائه داده ایم که می توانید از آنها برای شروع اندازه گیری KPI های خود استفاده کنید.

فهرست مطالب KPI چیست

1. KPI چیست؟
2. انواع شاخص های کلیدی عملکرد
3. نمونه هایی از KPI ها چیست؟
4. KPI را چگونه اندازه گیری می کنید؟
5. چگونه KPI ایجاد می کنید؟

موفقیت در تلاش های تجاری شما به چگونگی درک ظرفیت های شما متکی است. یعنی هرچه نقاط قوت و ضعف خود را بیشتر بدانید ، در برنامه ریزی عملیات خود ، پرداختن به مسائل و اطمینان از بهره وری در محیط کار بهتر خواهید بود. به همین دلیل است که اکنون بیش از هر زمان دیگری زمان آن است که به انبار داده های شرکت شما بپردازیم.

در حقیقت ، با توجه به جدیدترین مانیتور Trend Trend BARC ، شرکت ها به طور فزاینده ای فرهنگ داده محور را در محل کار خود ایجاد می کنند. این سال 2023در هوش تجاری سلف سرویس. بنابراین ، به راحتی می توان گفت که باقی ماندن در عصر دیجیتال به معنای درک داده ها است.

ساده ترین راه برای شروع اندازه گیری KPI های شما است. اینها به شما امکان می دهد پیشرفت پروژه های خود را به صورت پیشگیرانه بررسی کرده و کارآیی یا ناکارآمدی را در فرآیندهای خود مشاهده کنید. بنابراین ، این شاخص ها به شما کمک می کنند تا بدانید چه تغییراتی در جهت پیشبرد تجارت خود ایجاد می شود. در نتیجه ، 70 ٪ از مدیران در سراسر جهان می گویند که KPI ها تا حد زیادی بر تصمیم گیری آنها تأثیر می گذارند.

اهمیت KPI ها

تصمیمات مدیریت KPI های سازمان تا چه اندازه تصمیمات مدیریت می کند؟

منوی متن نمودار مشاهده در تمام صفحه نمودار چاپی دانلود تصویر PNG دانلود تصویر jpeg دانلود تصویر بردار SVG

منبع: بررسی مدیریت MIT SLOAN ، 2018

طراحی شده توسط

با این حال ، همه شرکت ها برای مدیریت عملکرد خود از داده ها استفاده نمی کنند. اگر یکی از این سازمان ها هستید ، ما به شما کمک می کنیم با بحث در مورد تعریف کلیدی شاخص عملکرد ، انواع و نمونه ها شروع کنید. با این اطلاعات می توانید بینش بیشتری در مورد چگونگی استفاده از KPI ها به نفع خود کسب کنید.

البته گذشته از یادگیری در مورد KPI ، همچنین برای استفاده از فناوری هایی که به شما در ارتقاء فرهنگ کاری بیشتر داده می شود ، پرداخت می کند. ما به شدت پیشنهاد می کنیم که شما با اضافه کردن یک نرم افزار قابل اعتماد اطلاعات تجاری به زرادخانه برنامه های کاربردی خود شروع کنید.

KPI چیست؟

kpi یا شاخص عملکرد کلیدی یک اندازه گیری قابل اندازه گیری برای پیشرفت به سمت نتایج در نظر گرفته شده است. این یک مشخصات دقیق است که به شما امکان می دهد اهداف خاص را ردیابی کنید. به نوعی ، این به عنوان قطب نما خدمت می کند که شرکت ها و سازمانها را با کمک به آنها کمک می کند تا بدانند که آیا آنها در مسیر درست برای دستیابی به اهداف بلند مدت خود قرار دارند یا خیر.

مشاغل اغلب از این کار برای ارزیابی عملکرد عملیاتی بر اساس اهداف تعیین شده استفاده می کنند. به عنوان مثال ، این می تواند به عنوان ابزاری برای تعیین پیشرفت یک پروژه یا سنجش کیفیت خروجی آنها باشد.

نکته مهمی که در اینجا باید به آن توجه کنیم این است که KPI ها نباید با معیارها اشتباه گرفته شوند. از معیارها برای اندازه گیری برخی فعالیت های تجاری در دوره های زمانی خاص استفاده می شود. در همین حال ، KPI ها با ارزیابی اهداف استراتژیک خاص در برابر اهداف خاص مقابله می کنند. به عبارت دیگر ، تمام KPI ها معیارهایی هستند. با این حال ، همه معیارها KPI نیستند.

چرا KPI مهم است؟

KPI ها در نظارت بر موفقیت عملیات تجاری بسیار مهم هستند. با این حال ، ممکن است از خود بپرسید که چرا در وهله اول مهم است. از این گذشته ، اثبات در پودینگ است ، درست است؟اگر سود می کنید ، باید خوب عمل کنید.

تنها مشکل این نوع رویکرد این است که شما نمی دانید که آیا در مسیر صحیح قرار دارید تا زمانی که موفق نشده اید یا شکست خورده اید. از طرف دیگر ، اگر از KPI استفاده می کنید ، لازم نیست منتظر بمانید. این به این دلیل است که KPI ها می توانند:

1. اطلاعات عملی را در مورد تقاضا به شما می دهد
2. به شما امکان می دهد اهداف خود را به طور دقیق اندازه گیری کنید
3. فرهنگ کاری مبتنی بر داده را ارتقا دهید
4. بینشی را برای شما فراهم می کند که به تقویت تصمیم گیری کمک می کند
5. به شما کمک می کند تا حتی به عنوان کارمندان ، اولویت ها و اهداف تجاری در عملیات هماهنگ باشید
6. پاداش دادن به کارکنان برای انجام کارهای خوب را برای شما آسان کنید. علاوه بر این، به شما امکان می دهد ارزیابی کنید که آیا کارکنان به آموزش بیشتری نیاز دارند یا خیر

همانطور که از دلایلی که ذکر کردیم می بینید، KPI ها نه تنها پیشرفت کلی شما را اندازه گیری می کنند. این به شما بینش دقیقی در مورد هر جنبه ای از عملیات شما می دهد. به این معنا که به شما امکان می دهد در حین انجام کارهایی که می توانید برای بهتر کردن خروجی ها یا کارآمدتر شدن فرآیندها انجام دهید، بسنجید.

مثالی از نحوه تنظیم و اندازه گیری KPIهای کسب وکارها.

انواع شاخص های کلیدی عملکرد

انواع داده هایی وجود دارد که می توانید برای نظارت بر کسب و کار خود جمع آوری کنید. از نظر مشابه، انواع KPI زیادی وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید. از این گذشته، اهداف تجاری مختلف به رویکردهای اندازه گیری متفاوتی نیاز دارند.

برای کمک به شما در تعیین انواع شاخص هایی که برای به دست آوردن اطلاعات مورد نظر خود استفاده کنید، برخی از رایج ترین انواع شاخص های کلیدی عملکرد مورد استفاده توسط کسب وکارها را به تفصیل شرح داده ایم:

1. منتهی شدن. شاخص هایی که به شما کمک می کنند تا تغییرات را بسته به فرآیندهای فعلی پیش بینی کنید. اینها ورودی محور هستند، بنابراین می توانید انتظار داشته باشید که اگرچه به راحتی تحت تأثیر قرار می گیرند، اندازه گیری آنها همیشه دقیق نیست (به عنوان مثال، تعداد بازدیدکنندگان سایت منحصر به فرد).
2. عقب ماندن. شاخص هایی که نتیجه فرآیندهای تجاری را اندازه گیری می کنند. با این حال، اینها خروجی محور هستند، بنابراین فقط داده هایی را در مورد رویدادهایی ارائه می دهد که دیگر نمی توانید بر آنها تأثیر بگذارید (به عنوان مثال، کل فروش).
3. کمی. شاخص هایی که به صورت عددی ارائه می شوند (به عنوان مثال، تعداد موجودی).
4. کیفی. شاخص هایی که با استفاده از ویژگی های توصیفی ارائه می شوند (به عنوان مثال، میزان رضایت کارکنان).
5. ورودیشاخص هایی که منابع مختلف مورد استفاده برای یک فرآیند خاص را اندازه گیری می کنند (به عنوان مثال کل بودجه صرف شده برای آموزش کارکنان).
6. خروجیشاخص هایی که نتیجه فعالیت های فرآیندی خاص را منعکس می کنند (مثلاً نرخ جذب مشتری نسبت به یک کمپین).
7. روند. شاخص هایی که کارایی یا بهره وری فرآیندهای خاص را نشان می دهند (مانند سرعت تحویل).
8. جهت دار. شاخص هایی که نشان می دهد فرآیندهای فعلی تأثیر منفی یا مثبتی بر سازمان شما دارند (مثلاً نرخ ریزش مشتری).

با داشتن درک خوب از این انواع KPI، می توانید روند ایجاد شاخص ها را برای کسب و کار خود ساده کنید. علاوه بر این، می توانید عملکرد بهتری برای اطمینان از دقت در تلاش های نظارتی خود داشته باشید.

نمونه هایی از KPI ها چیست؟

هنگامی که انواع KPI ها را که به فرآیندهای تجاری خود نیاز دارید ، محدود کردید ، می توانید به مشخص کردن شاخص های خود بروید. برای کمک به شما در مورد ایده ای که از کجا باید شروع کنید ، برخی از نمونه های KPI را برای فرآیندهای مختلف زیر ذکر کرده ایم.

KPI برای فروش

1. هدف فروش. KPI که فروش فعلی شما را با عملکرد گذشته مقایسه می کند تا به شما در تعیین اهداف آینده برای تیم خود کمک کند.
2. به نقل از نسبت نزدیک. این شاخص تعداد نقل قول هایی را که تیم شما در برابر تعداد مشتریانی که خرید کرده اند به مشتریان ارسال می کند ، اندازه گیری می کند.
3. فروش برای هر نماینده. این KPI برای فروش اندازه گیری می کند که تعداد معاملات هر یک از نمایندگان شما بسته می شوند ، بنابراین می توانید بهره وری را ارزیابی کنید یا نقاط قوت و ضعف کارمندان خود را تعیین کنید.

KPI برای بازاریابی

1. مشارکت در رسانه های اجتماعی. KPI برای بازاریابی که چگونه دنبال کنندگان رسانه های اجتماعی شما با محتوای شما تعامل دارند. این گاهی اوقات می تواند با تعداد لایک ها ، بازتوییت ها یا به اشتراک گذاری پست های شما و سایر محتوای رسانه های اجتماعی اندازه گیری شود.
2. نرخ تبدیل صفحه فرود. این تعداد سرب را که از صفحات فرود شما بازدید می کنند در برابر تعداد سرب هایی که از طریق صفحه فرود تبدیل شده اند ، اندازه گیری می کند.
3. از طریق نرخ کلیک کنید. شاخصی که تعداد بسیاری از مشتریان بالقوه روی ایمیل ، تبلیغات و سایر محتوای آنلاین شما کلیک می کند تا در مورد آنچه کسب و کار شما ارائه می دهد ، بیاموزد.

KPI برای کارمندان

1. شاخص رضایت کارکنان. این KPI به شما امکان می دهد تا چقدر کارکنان خود را نسبت به فرآیندها و سیاست های شرکت خوشحال یا ناراضی بدانند.
2. نرخ بهره وری کارمندان. این یکی از رایج ترین شاخص های کلیدی عملکرد برای کارمندان است. این کارآیی نیروی کار را با اندازه گیری کل ورودی در مقابل کل خروجی کارمندان شما تعیین می کند.
3. میزان جذابیتاین شاخص اندازه گیری می کند که تعداد زیادی از کارمندان در یک دوره خاص خاص یک شرکت را در برابر میانگین تعداد کارمندان ترک می کنند.

KPI برای پشتیبانی مشتری

1. نرخ وضوحاین تعداد بلیط های اختصاص یافته به تیم شما را در مقابل چند بلیط حل می کند. در میان بسیاری از KPI های پشتیبانی مشتری ، این شاید بهترین کمک به شما در نظارت بر بهره وری و کارآیی باشد.
2. میانگین زمان پاسخ اول. KPI که به مدت زمانی که نماینده برای پاسخ به درخواست مشتری نیاز دارد ، متمرکز است.
3. تعداد برگشتی بلیط. این نشانگر به شما امکان می دهد تعداد درخواست های مشتری حل نشده را در طی یک دوره زمانی مشخص پیگیری کنید.

البته ، نمونه های کلیدی شاخص عملکرد که در اینجا به آنها استناد کرده ایم ، فقط معدودی از شاخص های زیادی است که می توانید برای فرآیندهای مختلفی که دارید تنظیم کنید. اگر می خواهید اطلاعات بیشتری کسب کنید ، می توانید لیست ما از اطلاعات کسب و کار KPI را بررسی کنید.

این نشان می دهد انواع مختلفی از KPI های بازاریابی در یک داشبورد واحد.

KPI را چگونه اندازه گیری می کنید؟

دانستن انواع مختلف و نمونه های شاخص ها تنها اولین قدم برای تقویت فرآیندهای داده محور است. یعنی ، KPI ها خود را جمع آوری و تحلیل نمی کنند. بنابراین ، برای کمک به شما در استفاده از آن ، ما اکنون با نحوه اندازه گیری KPI مقابله خواهیم کرد.

در مرحله اول ، شما باید مشخص کنید که چه جنبه هایی از عملیات خود را می خواهید نظارت کنید. پس از آن ، می توانید روی شاخص های احتمالی که به شما در اندازه گیری آنها کمک می کند ، صفر کنید. در آخر ، شما باید روشی را انتخاب کنید که از طریق آن باید اندازه گیری شود. در زیر ، ما برخی از روش هایی را که می توانید انتخاب کنید ، به تفصیل شرح داده ایم.

1. شمارش می کند

شمارش ها اساسی ترین روش برای ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد شما هستند. این امکان را به شما می دهد تا نظارت ساده ای از عواملی را انجام دهید که می توانند با تعداد کامل اندازه گیری شوند. بنابراین ، اگر می خواهید فرکانس یک رویداد یا روند مربوط به یک رویداد را اندازه گیری کنید ، ممکن است بهترین گزینه نباشد. به عنوان مثال ، شما می توانید از این امر برای شمارش حوادث نقض داده ها در محل کار خود استفاده کنید اما قادر به کمک به شما در نظارت بر چند بار این اتفاق در یک دوره زمانی نیست.

2. کل

در همین راستا ، تعداد کل به شما امکان می دهد ردیابی اساسی KPI را انجام دهید. با این حال ، بر خلاف تعداد ، اینها متغیرهای مداوم هستند. یعنی می تواند انواع مبلغ ، از جمله داده های اعشار را اندازه گیری کند. یک مثال خوب در اینجا می تواند کل درآمد سالانه شرکت شما باشد.

3. نسبت

از نسبت ها برای مقایسه و تضاد دو مجموعه داده استفاده می شود. بنابراین ، به شرکت ها این امکان را می دهد تا تفاوت در نتایج را مشخص کنند ، بازده سرمایه گذاری را بررسی کنند یا سایر جفت داده ها را در کنار هم اندازه گیری کنند. به عنوان مثال ، می توانید به تعداد سرب هایی که تولید می کنید در مقابل تعداد سرب هایی که می توانید در یک دوره خاص تبدیل کنید ، نگاهی بیندازید. در یک نور مشابه ، این می تواند به شما در مقایسه خریدهای درون فروشگاهی در برابر خریدهای آنلاین کمک کند تا بدانید محصولات شما در کجا بهتر می فروشند.

4. میانگین

شمارش و کل به شما امکان می دهد مبلغ داده های خاص را بدست آورید. از طرف دیگر ، به طور متوسط به شما امکان می دهد مقدار اصلی را در مجموعه خاصی از داده ها مشخص کنید. در نتیجه ، به شما امکان می دهد تصویر بزرگتر را در داده های خود مشاهده کنید. اگر به دنبال بررسی فرکانس وقایع ، تعیین اهداف سود یا ایجاد پیش بینی درآمد هستید ، می تواند به شما کمک کند. به عنوان مثال ، اگر از زمان چرخه به عنوان KPI برای فرآیندهای زنجیره تأمین خود استفاده می کنید ، می توانید زمان صرف تولید یک محصول را تعیین کنید.

5. درصد

سرانجام ، ما درصد داریم. اینها به شما امکان می دهد بسته به عوامل مختلف ، مجموعه خاصی از داده ها را تقسیم کنید. در نتیجه ، برای درک اینکه تعداد زیادی از تماس های فروش شما در تبدیل به پایان رسیده است ، بسیار عالی است ، چه تعداد از کارمندان فعلی شما از شغل خود و داده های مشابه راضی هستند.

چگونه KPI ایجاد می کنید؟

ما بارها و بارها آن را گفته ایم - KPI ها ابزاری عالی برای بهبود تجارت شما هستند. با این حال ، همانطور که از ادعای قدیمی پیش می رود ، "بیش از حد هر چیزی بد است". به عبارت دیگر ، پیگیری بیش از حد بسیاری از KPI ها در واقع ممکن است آسیب بیشتری نسبت به فرآیندهای شما داشته باشد.

به گفته موکول دئوراس ، مدیر ارشد بازاریابی Colgate-Palmolive ، بزرگترین چالش امروز ، استفاده از KPI های بی معنی و تمرکز روی معدودی است که مهمترین بینش را به همراه خواهد داشت. بنابراین ، برای جلوگیری از بیش از حد خود با داده ها ، در اینجا یک راهنمای گام به گام برای ایجاد KPI هایی که مربوط به فرآیندهای شما هستند وجود دارد:

1. اهداف و اهداف خود را تعریف کنید. از خود بپرسید ، می خواهید تجارت شما در ده سال باشد. می خواهید روی چه اهداف بلند مدت کار کنید؟علاوه بر این ، چه اقداماتی شما را به اهداف خود نزدیک می کند؟
2. برنامه عمل خود را مشخص کنید که خروجی مورد نیاز برای تولید و ترسیم فرآیندی را که برای دستیابی به اهداف خود باید اجرا کنید ، یادداشت کنید.
3. KPI های خود را بر این اساس تنظیم کنید. تعیین کنید که چه عواملی قادر به نظارت بر اینکه آیا خروجی ها و فرآیندهای شما به شما در تحقق اهداف و اهداف خود کمک می کند.

بنابراین ، به عنوان مثال ، هدف بلند مدت شما رشد استارتاپ شما است. سپس ، یک هدف در اینجا تقویت استراتژی های بازاریابی برای تقویت مشتری مشتری است. برای کمک به شما در اندازه گیری موفقیت کمپین های خود ، KPI خوب که باید در نظر بگیرید نرخ رشد کسب مشتری است.

تنظیم گزارش های KPI

اکنون که KPI های خود را ایجاد و اندازه گیری کرده اید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که گزارش های KPI خود را تنظیم کنید. اینها باید شامل شاخص هایی باشد که اندازه گیری می کنید و وضعیت مربوط به آنها. به عبارت دیگر، اینها خلاصه ای از تلاش های نظارتی شما هستند.

یک الگوی KPI استاندارد شامل اطلاعات زیر است:

1. شرح. این باید زمینه ای را به KPIهایی که اندازه گیری می کنید ارائه دهد. بنابراین، باید توضیح دهد که شاخص چه هدفی را دنبال می کند.
2. گزارش مالک. این باید مشخص کند که چه کسی داده ها را برای اطمینان از پاسخگویی جمع آوری می کند.
3. فرمول اندازه گیریتعریف کنید که از چه روشی استفاده کرده اید. این امر درک نحوه به دست آوردن داده های گزارش را آسان تر می کند. علاوه بر این، به سایر کارمندان این امکان را می دهد که فرآیند را برای شاخص های مشابه بازسازی کنند.
4. خلاصه داده هادر نهایت، گزارش باید حاوی خلاصه ای از KPIهایی باشد که جمع آوری کرده اید.

البته، این تنها یک ساختار بدون شک از یک گزارش KPI است. بنابراین، برای کسانی که شروع به ردیابی KPI خود می کنند ایده آل است. با این حال، با جمع آوری داده های بیشتر و ردیابی شاخص های پیچیده تر، ممکن است لازم باشد اطلاعات بیشتری مانند وضعیت RAG، داده های نمودار شده، نمودارهای روند و موارد مشابه به گزارش های خود اضافه کنید.

می توانید این الگوها را به صورت دستی در صفحات گسترده ایجاد کنید و محاسبات خود را در آنجا انجام دهید. از سوی دیگر، اگر می خواهید در زمان خود صرفه جویی کنید، می توانید از محصولات SaaS نیز برای ایجاد آنها استفاده کنید. برای شروع، حتما به این لیست از بهترین ابزارهای BI برای ایجاد داشبورد KPI نگاه کنید.

نمونه ای از داشبورد جامع KPI که معیارها و وضعیت مربوط به آنها را نشان می دهد.

بهبود کسب و کار با استفاده از KPI

در دنیایی که دانش قدرت است و داده ها ارز است، برای کسب و کارها مهم است که بدانند چگونه از اطلاعات استفاده کنند. با این حال، باید به خاطر داشته باشید که داده ها فقط به اندازه سؤالاتی هستند که می پرسید. بنابراین، باید تمام تلاش خود را بکنید تا بر یادگیری KPI چیست، نظارت بر کدام یک و نحوه اندازه گیری صحیح آنها تمرکز کنید.

به عنوان یک قانون کلی خوب، باید KPIهای همسو با اهداف بلندمدت تجاری خود ایجاد کنید. علاوه بر این، فقط باید شاخص هایی را اندازه گیری کنید که برای عملیات شما بسیار مهم هستند. به این ترتیب، شما خود را با داده های بیش از حد غرق نمی کنید و تمرکز خود را روی آنچه می خواهید به دست آورید از دست نمی دهید.

علاوه بر این، باید سرمایه گذاری در پلتفرم های هوش تجاری یا ابزارهای تجزیه و تحلیل داده ها را برای تقویت تلاش های نظارتی خود در نظر بگیرید.

برای کمک به شما در به حداکثر رساندن استفاده از KPI ها، ما به شما توصیه می کنیم نگاهی به مجموعه آمارهای هوش تجاری ما بیندازید. این باید به شما ایده بهتری درباره نحوه اندازه گیری KPIهای شرکت های دیگر و استفاده از داده ها برای ارتقای رشد کسب وکار بدهد.