عوامل موفقیت مدیریت پروژه:

عوامل و شرایط زیادی وجود دارد که تعیین می کند پروژه شما موفق خواهد بود یا خیر. بیاموزید که چگونه از عوامل شکست پروژه جلوگیری کنید و چگونه عوامل موفقیت مدیریت پروژه را اجرا کنید که می تواند تیم شما را به سمت موفقیت سوق دهد.

دنبال کردن برخی از مثال های مهم عوامل موفقیت و یادگیری عوامل موفقیت پروژه می تواند به شما کمک کند تا درک بهتری از نحوه برنامه ریزی، برقراری ارتباط، مدیریت ریسک و بستن موفقیت آمیز پروژه ها توسط مدیران پروژه به دست آورید.

مثال هایی از عوامل موفقیت حیاتی در مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چندین عامل را پوشش می دهد که برای موفقیت پروژه حیاتی هستند، از جمله اتوماسیون خدمات پروژه (PSA). این عوامل معمولاً به عنوان مناطق کلیدی نتایج (KRAs) یا عوامل موفقیت حیاتی (CSFs) نامیده می شوند. CSFها فعالیت هایی هستند که از استاندارد بالایی از کیفیت پیروی می کنند، به شما در رسیدن به اهداف پروژه تان کمک می کنند و به شما کمک می کنند وظایف خود را برای رسیدن به اهداف پیش بینی شده تان اولویت بندی کنید.

هنگامی که CSF ها به درستی اجرا شوند، مشخص می کنند که تیم شما باید ابتدا با کدام مراحل مقابله کند و به چه مواردی باید توجه زیادی داشته باشد. آنها همچنین امکان همکاری بهتر بین اعضای تیم شما را فراهم می کنند. برخی از مثال های مهم عامل موفقیت عبارتند از:

برنامه ریزی فشرده

قبل از شروع یک پروژه وقت بگذارید و برای یک جلسه برنامه ریزی گسترده بنشینید، اهداف عملکرد خود را مشخص کنید، درباره اینکه یک پروژه تکمیل شده چگونه به نظر می رسد به توافق برسید و برنامه خود را با مشتریان خود نهایی کنید. برنامه ریزی نادرست در شروع پروژه ممکن است باعث شود مسائل اساسی یا جزئیاتی را که در ادامه مسیر مشکلاتی ایجاد می کند را از دست بدهید.

استراتژی

گرفتار شدن در فن آوری یا روش های جدید و نادیده گرفتن هدف استراتژیک شرکت و اینکه چرا پروژه را در وهله اول انجام می دهید، وسوسه انگیز است. ابتدا روی بهترین شیوه ها برای مدیریت پروژه تمرکز کنید و استراتژی خود را از آنجا بسازید.

ارتباط شفاف

بهترین عوامل موفقیت مدیریت پروژه بدون ارتباط مناسب شکست خواهند خورد. داشتن مکالمات صریح و روشنگرانه باعث افزایش تمایل سهامداران و کارمندان می شود. ابتکار عمل داشته باشید و مشکلاتی که در پروژه ایجاد می شود را مطرح کنید. تا زمانی که مشتری به آن اشاره نکند آن را رها نکنید.

نتایج عملی

کلمات کلیدی را فراموش کنید و راه حل های مشخصی را با معیارهای قابل اندازه گیری، اهداف عملکردی و مسیری مستقیم به سوی موفقیت به مشتریان خود ارائه دهید.

همکاری

با تشکر از شبکه های آنلاین ، حفظ ارتباطات و دستیابی به سایر متخصصان هرگز ساده تر نبوده است. به عنوان مدیران پروژه ، شما باید از همان ابتدا در مرحله برنامه ریزی همکاری را اجرا کنید. تیم هایی که همکاری می کنند برنامه های بهتری دارند و در هنگام موفقیت در موفقیت پروژه ، برنامه های بهتری دارند و تعامل بهتری دارند. همکاری موفق همچنین شامل بازیگری در یونیسون و ردیابی پروژه است ، بنابراین همه در همان صفحه می مانند.

مدیریت مشارکتی

شیوه های مدیریت پروژه مشارکتی به همه اعضای تیم کمک می کند تا به طور کامل به یک روش معنی دار برای نتیجه موفقیت آمیز پروژه مشارکت و مشارکت کنند. از نظر انتقادی ، این شیوه ها همچنین راهنمایی هایی را برای مدیران پروژه جدید و تصادفی که فاقد آموزش رسمی مدیریت پروژه هستند ، ارائه می دهد.

با هم برنامه ریزی کنید

بهتر است تیمی را که پروژه درگیر در برنامه ریزی را ارائه می دهد ، داشته باشید. کیفیت برنامه حاصل بهتر خواهد بود و مشارکت همه اعضای تیم بالاتر خواهد بود.

با هم عمل کردن

بسیار مطلوب است که تیم را به صورت یونیسون در این پروژه انجام دهیم. همه ما می خواهیم تیم های پروژه ما بدانند که چه اتفاقی می افتد و می دانیم که آنها برای اطمینان از موفقیت پروژه چه کاری باید انجام دهند.

با هم پیگیری کنید

تیم گسترده (مدیر پروژه ، اعضای تیم ، مدیران ارشد ، مشتریان و غیره) باید آنچه را که اتفاق می افتد را ردیابی کند و در این پروژه اتفاق نیفتد تا به طور سازنده در نتیجه پروژه مشارکت کند.

علل اصلی عدم موفقیت پروژه

پروژه ها به دلایل مختلف نتوانسته اند به موقع ، در بودجه یا در محدوده محدودیت به اتمام برسند. در حالی که همه آنها به طور مستقیم تقصیر مدیر پروژه نیستند ، یک مدیر پروژه با تجربه و آماده می تواند برنامه ریزی را اجرا کند و عوامل موفقیت مدیریت پروژه را ارتقاء دهد که اطمینان حاصل می کنند یک پروژه از هم پاشیده نمی شود. در اینجا برخی از عوامل شکست پروژه برای جلوگیری از به عنوان مدیر پروژه آورده شده است.

عدم برنامه ریزی به طور مؤثر

اگرچه این یک گام آشکار است ، برنامه ریزی مؤثر یک عامل موفقیت در مدیریت پروژه است که به سادگی نمی توان از آن غافل شد. برنامه ریزی مؤثر پروژه شامل نوشتن برنامه شما و تعیین یک بازه زمانی واقعی ، تخمین هزینه ها ، تعیین نقاط عطف ، مستند سازی تحویل ها و تعیین دامنه پروژه است. یکی از راه های کمک به شما در برنامه ریزی موثر استفاده از یک بستر مدیریت پروژه برای سازماندهی شما است. برنامه ریزی کامل تضمین می کند که مهلت های خود را تنظیم کنید ، سازمان یافته باشید و در بودجه خود بمانید.

عدم توجه به مدیریت ریسک

وقتی پای آن به میان می آید، همه می دانیم که پروژه ها طبق برنامه پیش نمی روند و مرتباً شکست می خورند. اگر برای عقب نشینی برنامه ریزی نکنید، درخواست فاجعه دارید. یک گزارش ریسک با یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید و آن را در مکانی نگهداری کنید که اعضای تیم و سهامداران به آن دسترسی داشته باشند. نگه داشتن تمام اطلاعات خود در یک پایگاه داده مرکزی به اعضای تیم شما این امکان را می دهد که به راحتی اطلاعات را پیدا کنند و به سرعت بخشیدن به اعضای جدید در پروژه ها کمک کنند. داشتن یک برنامه مدیریت ریسک مستحکم همچنین به شما این امکان را می دهد که در صورت مشاهده علائم هشداردهنده شکست در مسیر خود، اقدام فوری انجام دهید.

سند محدوده ناکافی

یک سند محدوده نامناسب، یا فقدان کامل یک سند محدوده، یک عامل شکست پروژه بزرگ است - و رایج تر از آن چیزی است که فکر می کنید. 75 درصد از مدیران فناوری اطلاعات فکر می کنند که پروژه هایشان از همان روز اول محکوم به فنا هستند، زیرا دائماً دامنه تغییر می کند. مدیران پروژه مسئول رسیدگی به تغییرات محدوده پروژه ها و پرسیدن اینکه آیا تغییرات ضروری هستند یا خیر. هنگامی که دامنه پروژه تغییر می کند - و تغییر خواهد کرد - مدیران پروژه همچنین باید در نظر بگیرند که چگونه ممکن است بر جدول زمانی و بودجه پروژه نهایی تأثیر بگذارد و ممکن است لازم باشد برای تنظیم بودجه به مشتری مراجعه کنند.

در نهایت، تعریف محدوده پروژه شما چیزی است که باید در مرحله برنامه ریزی و تعیین هدف پروژه شما با یک سند محدوده انجام شود. تعریف اینکه چگونه تغییرات دامنه را مدیریت خواهید کرد و چگونه آنها را ردیابی خواهید کرد، به نگه داشتن همه افراد در یک صفحه زمانی که همه چیز به ناچار تغییر می کند کمک می کند.

عدم انتخاب افراد مناسب

در حالی که یافتن افراد مناسب برای کار بر عهده بخش های منابع و استخدام شما است، به عنوان یک مدیر پروژه، این مسئولیت شماست که وظایف مناسب را به افراد مناسب محول کنید و از داشتن یک تیم منسجم اطمینان حاصل کنید. اعضای تیم را به نقش هایی اختصاص دهید که در آنها برتری داشته باشند و از منابع مرکزی شما برای کمک به حفظ همه افراد در همان صفحه استفاده کنند، در حالی که شما و تیمتان پروژه خود را تا پایان پیگیری می کنید. پروژه ها می توانند در هر زمانی با مشکل یا شکست مواجه شوند و اگر تیم شما به طور موثر ساختار نداشته باشد، نقش شما به عنوان مدیر پروژه به طور قابل توجهی سخت تر می شود.

عدم ارتباط

ارتباطات ضعیف منجر به فاجعه می شود و عامل اصلی شکست پروژه است. به عنوان یک مدیر پروژه، شما مسئول هستید که تیم خود را به خوبی آگاه کنید، شفافیت ایجاد کنید و اعضای تیم را تشویق کنید تا پیشنهادات یا نگرانی های خود را به اشتراک بگذارند. وقتی روی پروژه ای کار می کنید، پایبندی به جدول زمانی برای موفقیت ضروری است. ارتباط مناسب بین رهبران و اعضای تیم کمک می کند تا همه از پیشرفت پروژه مطلع شوند و در مورد آنچه از هر عضو نیاز است شک و تردیدی باقی نمی ماند.

اگر در گذشته در ارتباط با تیم خود مشکل داشته اید، هنگام ایجاد طرح پروژه خود، حتماً یک برنامه ارتباطی را اجرا کنید تا از همان ابتدا دچار مشکل نشوید. کانال ارتباطی را پیدا کنید که برای تیم و ذینفعان به خوبی کار کند و ارتباطات و خطاهای گذشته را ثبت کنید تا بتوانید در آینده از آنها اجتناب کنید. اجازه ندهید پروژه شما صرفاً به این دلیل که نتوانستید به طور مؤثر ارتباط برقرار کنید، از بین برود.

بدون پشتیبانی مدیریت

قبل از اینکه پروژه خود را شروع کنید، مطمئن شوید که از پشتیبانی مدیریتی و خرید خود برخوردار هستید. پروژه هایی که موفق به حمایت مدیریت نمی شوند ممکن است هرگز مورد تایید قرار نگیرند، و حتی اگر تایید شوند، با حمایت اندک مدیریت احتمال شکست پروژه بسیار بیشتر است. این عامل شکست پروژه اغلب ناشی از اهداف نامشخص پروژه و عدم تعریف ارزشی است که اضافه می کند یا مشکلی که برای کسب و کار حل می کند. اگر نتوانید ارزشی را که پروژه شما به ارمغان می آورد را مشخص کنید، دریافت بودجه کافی برای پروژه دشوار خواهد بود. علاوه بر این، سایر پروژه های در حال انجام که نیاز به حمایت مدیریتی دارند نیز ممکن است کسب پشتوانه مالی مورد نیاز یک پروژه خاص را دشوارتر کنند زیرا منابع به حوزه ها و پروژه های دیگر اختصاص داده شده است.

بسته شدن ضعیف پروژه

پروژه ها قرار نیست برای همیشه ادامه داشته باشند و اگر مجموعه ای از پارامترها را برای بسته شدن پروژه ایجاد نکنید، منابع شما را تخلیه می کنند. نهایی کردن یک پروژه مستلزم ایجاد توافقی با مشتریان خود است که بر اساس آن عوامل موفقیت حیاتی پروژه را برآورده کرده اید و پروژه با توجه به رضایت مشتری تحویل، آزمایش و منتشر شده است. حتی ممکن است از مشتریان خود بخواهید که یک نظرسنجی رضایتمندی را برای دریافت بازخورد و کمک به نهایی کردن پروژه تکمیل کنند.

اطمینان حاصل کنید که می دانید انجام شده چگونه به نظر می رسد و نقاط عطفی را تعیین کنید که به شما کمک می کند روند پیشرفت پروژه را پیگیری کنید. این همچنین شما را در جریان هر گونه مشکل یا تاخیر در زمان وقوع آنها قرار می دهد و به شما اطلاع می دهد که آیا پروژه در زمان مقرر تکمیل می شود یا خیر. یکی دیگر از بهترین روش ها برای بستن پروژه ها، رسیدگی به جنبه های دشوار پروژه در اسرع وقت است. برای مقابله با کوهی از کاری که می توانست زودتر انجام شود، تا زمان بحران منتظر نمانید.

ارزیابی موفقیت یک پروژه

قبل از اینکه به شکست خود اعتراف کنید، یا موفقیت خود را تشویق کنید (این همه غم و اندوه نیست)، به پروژه خود نگاهی بیندازید و ارزیابی کنید که آیا واقعاً موفق بوده است یا خیر. به منظور ارزیابی کامل موفقیت هر پروژه، چندین ویژگی خاص وجود دارد که باید آنها را مرور کنید تا بتوانید درک کنید که کجا خوب کار کرده اید و کجا می توانید عملکرد پروژه را در آینده بهبود بخشید.

محدوده

این فاکتور موفقیت مدیریت پروژه برای بررسی پس از تکمیل پروژه بسیار مهم است. آیا در محدوده پروژه خود ماندید؟اگر دامنه شما تغییر کرد، چه چیزی تغییر کرد، و چگونه آن تغییرات را مدیریت و پیگیری کردید؟موفقیت دامنه پروژه خود را با نتیجه مورد نظر خود ارزیابی کنید تا ببینید آیا در این زمینه موفق بوده اید یا خیر.

بودجه

تعیین اینکه آیا بودجه خود را برای یک پروژه تامین کرده اید یا خیر، مستلزم ردیابی هزینه ها و همچنین زمان شما است. طولانی تر کردن یک پروژه باعث افزایش بودجه شما می شود و ممکن است نیاز داشته باشید که منابع گران تری را برای تکمیل پروژه وارد کنید. همچنین حتما از خود بپرسید که آیا بیش از حد خرج کردید و اگر بیش از حد خرج کردید، چقدر بیشتر خرج کردید؟در ارزیابی خود با خود صادق باشید تا بتوانید تعیین کنید که در کجای بودجه خود را ارزیابی نکرده اید و چگونه از آن در آینده جلوگیری کنید.

برنامه

باز هم این نکته واضح است. برنامه اولیه خود را با جدول زمانی نهایی خود مقایسه کنید تا بدانید که آیا پروژه خود را با موفقیت به موقع تحویل داده اید یا خیر. یکی از راه های اطمینان از این عامل موفقیت پروژه این است که برنامه خود را به صورت هفتگی در طول پروژه به روز کنید تا مطمئن شوید که در مسیر درست هستید.

رضایت

این فاکتور موفقیت مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا بینشی در مورد احساس تیم، مشتریان و سهامداران خود در مورد پروژه به دست آورید. آیا آنها بینش بیشتری دارند؟آیا آنها از نتایج راضی بودند؟آیا آنها به طور کامل از پروژه حمایت کردند؟برای پیدا کردن آن وقت بگذارید.

کیفیت

پس از اتمام پروژه شما در نهایت ، احتمالاً آماده هستید تا به مرحله بعدی بروید (اگر قبلاً این کار را نکرده اید). شما می توانید تعداد زیادی از پروژه ها را معلوم کنید ، اما اگر کیفیت به هیچ وجه نباشد ، احتمالاً رضایت مشتری شما بسیار کم است. مدتی وقت بگذارید تا ارزیابی کنید که تحویل پروژه شما چقدر صاف بوده است و آیا کار نهایی انتظارات مشتریان و سهامداران شما را برآورده می کند.

به دنبال این عوامل موفقیت در مدیریت پروژه و جلوگیری از عوامل عدم موفقیت پروژه به مدیران پروژه کمک می کند زیرا آنها با تیم ها ، رهبران و سهامداران خود برای دستیابی به موفقیت پروژه همکاری می کنند.

برای هر پروژه معین تعدادی از موارد وجود دارد که می توانند اشتباه پیش بروند. به خودتان اجازه ندهید که از این عوامل مشترک خرابی پروژه گرفتار شوید. درعوض ، از طریق اجرای صحیح و برنامه ریزی با فاکتورهای موفقیت پروژه ، بر موفقیت تمرکز کنید و از نمونه های عامل مهم موفقیت در هنگام کار به سمت تکمیل پروژه استفاده کنید - در زمان و در بودجه!